Leere Gefährdungsbeurteilung: kostenlose Excel-Vorlage zum Download
Verfasst von: Thony Maufay, Ingenieur für Arbeitssicherheit – Gründer von Einfache Gefährdungsbeurteilung.
Letzte Aktualisierung am: 27. Januar 2026
Am Ende dieser Seite finden Sie eine kostenlose, leere Gefährdungsbeurteilung im Excel-Format zum Download. Diese Gefährdungsbeurteilung besteht aus sechs Registerkarten, darunter: ein Tabellenblatt mit den wichtigsten Informationen zu Ihrem Unternehmen, ein Tabellenblatt zur Erläuterung der im Dokument verwendeten Methode zur Risikobewertung, ein Tabellenblatt für die eigentliche Gefährdungsbeurteilung (gemäß § 5 ArbSchG) sowie ein Tabellenblatt speziell zur Planung der Arbeitsschutzmaßnahmen (Korrektur- bzw. Präventionsmaßnahmen). Mit dieser Datei können Sie die Gefährdungen für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten in Ihrem Unternehmen erfassen, bewerten und die erforderlichen kollektiven und/oder individuellen Schutzmaßnahmen über einen Maßnahmenplan festlegen – und das Ergebnis in geeigneter Form dokumentieren (gemäß § 6 Abs. 1 ArbSchG). Ziel ist es, alle im Betrieb vorhandenen Risiken zu identifizieren und zu bewerten, geeignete Schutzmaßnahmen abzuleiten und deren Umsetzung zu planen. Das Ganze dient dazu, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz – einschließlich der physischen und psychischen Gesundheit – der Beschäftigten sicherzustellen, wie es das Arbeitsschutzgesetz verlangt (insbesondere § 3 Abs. 1 ArbSchG und die allgemeinen Grundsätze nach § 4 Nr. 1 ArbSchG).
Erstes Tabellenblatt unserer kostenlosen Excel-Vorlage für eine leere Gefährdungsbeurteilung: eine Illustration, die bei einem Ausdruck Ihrer Gefährdungsbeurteilung in Papierform als Umschlag für die Archivierung dient.
Zweites Tabellenblatt unserer kostenlosen Excel-Vorlage für eine leere Gefährdungsbeurteilung: eine Zusammenfassung der wichtigsten Unternehmensinformationen zum Ausfüllen (Standort der Feuerlöscher, Standort des Erste-Hilfe-Kastens usw.) sowie eine Erinnerung an die Notrufnummern: Rettungsdienst, Feuerwehr, Polizei.
Fünftes Tabellenblatt unserer kostenlosen Excel-Vorlage für eine leere Gefährdungsbeurteilung: der Maßnahmenplan für Arbeitsschutzmaßnahmen. Wir haben die erste Zeile bereits mit geeigneten Präventionsmaßnahmen im Zusammenhang mit COVID-19 ausgefüllt, aktualisiert für die heutige Situation nach der Pandemie. Diese ausgefüllte erste Zeile dient als Beispiel und zeigt Ihnen konkret, wie Sie den restlichen Maßnahmenplan mit Ihren eigenen Arbeitsschutzmaßnahmen ausfüllen.
Erstes Tabellenblatt unserer kostenlosen Excel-Vorlage für eine leere Gefährdungsbeurteilung: eine Illustration, die bei einem Ausdruck Ihrer Gefährdungsbeurteilung in Papierform als Umschlag für die Archivierung dient.
Visuelle Eindrücke unserer kostenlosen Excel-Vorlage für eine leere Gefährdungsbeurteilung, die Sie unten auf dieser Seite herunterladen können.
Warum unsere kostenlose Excel-Vorlage für eine leere Gefährdungsbeurteilung herunterladen?
Diese leere Excel-Vorlage beantwortet die häufigsten Fragen von Unternehmerinnen und Unternehmern sowie deren Verwaltung oder Personalabteilung, wenn sie eine Gefährdungsbeurteilung erstellen müssen:
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Wie sieht eine Gefährdungsbeurteilung konkret aus?
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Was muss eine Gefährdungsbeurteilung enthalten?
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Wie füllt man die Gefährdungsbeurteilung korrekt aus?
Um diese Fragen zu beantworten, stellen wir Ihnen unten auf dieser Seite eine kostenlose, leere Excel-Vorlage für eine Gefährdungsbeurteilung zum Download bereit. Damit die Struktur leichter verständlich ist, haben wir ein einfaches Beispiel integriert: die Bewertung des Risikos einer Covid-19-Ansteckung. Diese Beispielbewertung wurde 2026 aktualisiert, um den heutigen Kontext zu berücksichtigen, also die Situation nach der Pandemie.
Dieses Beispiel, das jeder nachvollziehen kann, hilft dabei, den gesamten Ablauf einer Gefährdungsbeurteilung zu verstehen: von der Identifikation der Gefährdungen über die Risikobewertung und die Festlegung von Schutzmaßnahmen bis hin zur Erstellung eines Maßnahmenplans und der Umsetzung konkreter Korrekturmaßnahmen im Betrieb.
Inhalt der Registerkarten unserer kostenlosen Excel-Vorlage für eine leere Gefährdungsbeurteilung
Die Registerkarten (Tabellenblätter) dieser Excel-Vorlage entsprechen denen, die Sie auch in unseren bereits branchenbezogen ausgefüllten Gefährdungsbeurteilungen sowie in unseren maßgeschneiderten Gefährdungsbeurteilungen für Ihr Unternehmen finden:
– Ein Illustrationsblatt, das bei einem Ausdruck als „Umschlag“ für die Archivierung in Papierform dienen kann.
– Ein Deckblatt mit den wichtigsten Angaben zu Ihrem Unternehmen sowie Hinweisen zur Gefährdungsbeurteilung (Version, Datum, Kontext der Erstellung usw.).
– Ein Blatt zur Darstellung der Methode der Risikobewertung, das Sie als Grundlage nutzen, um Ihre Gefährdungen einheitlich zu bewerten.
– Ein Blatt zur Gefährdungsbeurteilung: Tabelle, in der Gefährdungen, zugehörige Risiken und mögliche Schutzmaßnahmen strukturiert erfasst werden (gemäß § 5 ArbSchG).
– Ein Blatt „Maßnahmenplan / Arbeitsschutzmaßnahmen“, das Ihren Umsetzungsplan im Betrieb abbildet: Hier legen Sie fest, welche technischen/organisatorischen/personenbezogenen Maßnahmen (kollektiv und/oder individuell) zu verstärken oder neu einzuführen sind – inklusive Verantwortlichkeiten und Fristen (im Sinne der Maßnahmenpflicht nach § 3 Abs. 1 ArbSchG sowie der Grundsätze nach § 4 ArbSchG; Dokumentation nach § 6 Abs. 1 ArbSchG).
WICHTIG: Das ArbSchG verlangt kein separates „jährliches Präventionsprogramm“ als eigenes Dokument. Entscheidend ist, dass Sie die erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen festlegen, ihre Wirksamkeit überprüfen und sie bei Bedarf anpassen (§ 3 Abs. 1 ArbSchG) sowie die hierfür erforderlichen Unterlagen bereithalten, aus denen u. a. das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen (§ 6 Abs. 1 ArbSchG). Besteht ein Betriebsrat, hat er – soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht – bei Regelungen über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie über den Gesundheitsschutz mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG). In Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten ist zudem ein Arbeitsschutzausschuss zu bilden (§ 11 ASiG).
Registerkarte Gefährdungsbeurteilung: Tabellenstruktur und Vorgehensweise zum Ausfüllen
Die Tabelle zur Bewertung der beruflichen Risiken in dieser Excel-Gefährdungsbeurteilung enthält 13 Spalten, die auszufüllen sind. Hier sind die einzelnen Spalten und die jeweils einzutragenden Informationen:
Arbeitsplatz: Arbeitsplätze sind Zusammenfassungen von Tätigkeiten oder Arbeitssituationen (z. B. Beruf, Arbeitsplatz/Position, Aufgabe, Bereich im Unternehmen), bei denen Beschäftigte denselben Risiken ausgesetzt sind. Damit die Gefährdungen systematisch ermittelt und nachvollziehbar dokumentiert werden können, sollte die Gefährdungsbeurteilung sinnvoll nach Arbeitsplätzen bzw. Tätigkeitsbereichen gegliedert sein (vgl. § 5 ArbSchG und die Dokumentationspflicht nach § 6 Abs. 1 ArbSchG). Klar abgegrenzte Arbeitsplätze bringen Struktur in die Risikobewertung und machen verständlich, „wer welchem Risiko ausgesetzt ist“ – ohne dass Sie sich ständig wiederholen müssen (gleiche Gefahrenquellen, gleiche Risiken und/oder gleiche Schutzmaßnahmen).
Risikofamilie: Das sind große Kategorien, in die Ihre einzelnen Risiken eingeordnet werden. Dazu zählen insbesondere: physische Risiken (z. B. Lärm, hohe oder niedrige Temperaturen), chemische Risiken (z. B. Hautkontakt mit Flüssigkeiten, Einatmen von Lösungsmitteln, Exposition gegenüber Stäuben und/oder Rauch), biologische Risiken (z. B. bakterielle oder virale Kontamination, Tierbisse), psychosoziale Risiken (z. B. mentale Belastung, verbale Aggression), Verkehrsrisiken (z. B. Verkehrsunfälle bei Dienstfahrten) sowie Brand-/Explosionsrisiken. Jede dieser Familien kann in Unterkategorien unterteilt werden, z. B. radiologische Risiken (ionisierende Strahlung) als Unterkategorie physischer Risiken.
Gefahrenquelle: Das ist die potenzielle Schadensquelle bzw. die Situation, die die Gesundheit der Beschäftigten beeinträchtigen kann. Beispiele für Gefahrenquellen sind: Stolpern/ Stürzen auf gleicher Ebene, wiederholte Bewegungen, manuelle Handhabung/Lastenhandhabung usw.
ACHTUNG: Gefahrenquelle (Gefährdung) nicht mit Risiko verwechseln!
Diese beiden Begriffe sind unterschiedlich und werden in der Gefährdungsbeurteilung klar getrennt betrachtet:
Die Gefahrenquelle (Gefährdung) --> das ist das, was potenziell die Gesundheit schädigen kann (z. B. wiederholte Bewegungen).
Das Risiko / die möglichen Folgen --> das sind die daraus entstehenden Schäden bzw. gesundheitlichen Folgen (z. B. Muskelschmerzen, Muskel-Skelett-Erkrankungen).
Warum?: In dieser Spalte müssen Sie erklären, warum die identifizierte Gefahrenquelle die Gesundheit der Beschäftigten beeinträchtigen kann. In der Praxis beschreibt man hier meist die Arbeitssituation und/oder die betroffenen Arbeitsmittel und skizziert die wahrscheinlichsten Szenarien, die zu einem Arbeitsunfall oder Gesundheitsschaden führen können.
Wann?: In dieser Spalte erklären Sie, zu welchem Zeitpunkt oder unter welchen Bedingungen die Beschäftigten dieser Gefahrenquelle am stärksten ausgesetzt sind. Das kann z. B. eine bestimmte Jahreszeit betreffen (bei stark saisonaler Tätigkeit) oder Situationen, in denen Sicherheitsvorgaben nicht eingehalten werden (z. B. Nichttragen von PSA – Persönlicher Schutzausrüstung, Nichtverwendung oder Außerbetriebsetzen von kollektiven/technischen Schutzmaßnahmen).
Mögliche Risiken: In dieser Spalte beschreiben Sie die möglichen gesundheitlichen Folgen, die aus der identifizierten Gefahrenquelle resultieren können. Häufig unterscheidet man kurzfristige (akute) Schäden, die oft mit einer einmaligen oder unbeabsichtigten Exposition zusammenhängen, von langfristigen (chronischen) Schäden, die durch wiederholte Expositionen entstehen. Wenn sinnvoll, nennen Sie auch die passende Berufskrankheit (BK) bzw. typische Krankheitsbilder und die betroffenen Körperbereiche, inklusive konkreter Auswirkungen (z. B. Schmerzen, Einschränkungen, bleibende Folgen).
Auftreten: Dies beschreibt die Wahrscheinlichkeit, dass Beschäftigte dieser Gefahrenquelle tatsächlich ausgesetzt sind. Vier Möglichkeiten: Sehr wahrscheinlich, Wahrscheinlich, Möglich, Fast unmöglich. (In unseren kostenpflichtigen Dokumenten wird die Auswahl des Auftretens über Dropdown-Listen getroffen, um Zeit zu sparen und effizienter zu sein.)
Exposition: Dies beschreibt die Häufigkeit, mit der Beschäftigte dieser Gefahrenquelle ausgesetzt sind (es handelt sich um eine Schätzung, nicht um eine absolute Wahrheit). Vier Möglichkeiten: Einmal täglich, Einmal wöchentlich, Einmal monatlich, Einmal jährlich. (In unseren kostenpflichtigen Dokumenten erfolgt die Auswahl der Exposition über Dropdown-Listen, um Zeit zu sparen und effizienter zu sein.)
Schwere: Dies beschreibt die schwerste mögliche Konsequenz, die durch diese Gefahrenquelle verursacht werden kann. Vier Möglichkeiten: Ohne Arbeitsausfall, Mit Arbeitsausfall, Irreversibler Effekt, Tod. (In unseren Excel-Dokumenten wird die Auswahl der Schwere über Dropdown-Listen getroffen, um Zeit zu sparen und effizienter zu sein.)
Bestehende Kontrolle: Dies beschreibt das aktuelle Kontroll- bzw. Beherrschungsniveau gegenüber dieser Gefahrenquelle in Ihrem Unternehmen. Vier Möglichkeiten: Keine Kontrolle, Teilweise kontrolliert, Kontrolliert, Gut kontrolliert. (In unseren Excel-Dokumenten erfolgt die Auswahl der bestehenden Kontrolle über Dropdown-Listen, um Zeit zu sparen und effizienter zu sein.)
Risikobewertungszahl: Dies ist ein Koeffizient, der anhand der zuvor festgelegten Kriterien (Auftreten, Exposition, Schwere, Bestehende Kontrolle) zu berechnen ist (folgen Sie dafür der Bewertungsmethode, die im dritten Tabellenblatt Ihrer Excel-Datei beschrieben ist). Die Risikobewertungszahl zeigt, wie wichtig bzw. kritisch die Gefahrenquelle ist: Je höher der Wert, desto dringlicher sind wirksame Maßnahmen zur Beseitigung oder Reduzierung. (In unseren Excel-Dokumenten wird die Risikobewertungszahl automatisch berechnet. Hier müssen Sie sie manuell ermitteln.)
Risikostufe: Das sind verschiedene Einstufungen, die die Bedeutung Ihrer Gefahrenquelle verdeutlichen. Vier Stufen: Sehr besorgniserregend, Besorgniserregend, Wenig besorgniserregend, Im aktuellen Zustand akzeptabel. Diese Stufen zeigen, welche Gefahrenquellen sofortige Maßnahmen erfordern (sehr besorgniserregend / besorgniserregend) und welche beim nächsten Bewertungszyklus geplant werden können (wenig besorgniserregend / akzeptabel). (In unseren Excel-Dokumenten wird die Risikostufe automatisch definiert. Hier müssen Sie dazu die im Dokument enthaltene Bewertungsmethode anwenden.)
Wie das Risiko reduzieren: Hier tragen Sie die Schutzmaßnahmen ein, die umgesetzt werden sollen, um die mit der Gefahrenquelle verbundenen Risiken zu reduzieren. Empfehlenswert ist, die Rangfolge der Präventionsgrundsätze zu beachten (insbesondere § 4 ArbSchG): Gefährdungen möglichst vermeiden, Risiken an der Quelle bekämpfen, Substitution prüfen (STOP-Prinzip), vorrangig technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen (kollektiver Schutz) und erst danach PSA als personenbezogene Maßnahme einsetzen. Ergänzend sind passende Unterweisungen/Informationen der Beschäftigten vorzusehen (gemäß § 12 ArbSchG).
Registerkarte Arbeitsschutzmaßnahmen: Tabellenstruktur und Vorgehensweise zum Ausfüllen
Um die Arbeitsschutzmaßnahmen (Präventions-/Korrekturmaßnahmen) in dieser Excel-Gefährdungsbeurteilung zu vervollständigen, müssen Sie fünf Spalten ausfüllen (die erste Spalte ist bereits durch eine Nummerierung vorgegeben). Hier sind die Spalten und die jeweils einzutragenden Informationen:
Gemäß der aktuellen Einstufung ist die Gefahrenquelle Nummer …: Dabei handelt es sich um eine Nummerierung von 1 bis 100, denn die Vorlage kann bis zu 100 unterschiedliche Gefahrenquellen aufnehmen. Auch wenn es in Deutschland keine gesetzliche „Maximalzahl“ an Gefahrenquellen gibt, haben wir diese Grenze bewusst gesetzt, da sie für die allermeisten Klein- und Mittelbetriebe mehr als ausreichend ist. Sollten Sie in Ihrer Gefährdungsbeurteilung auf mehr als 100 Gefahrenquellen kommen, ist es sinnvoll, die Tätigkeits-/Arbeitsbereiche neu zu strukturieren und/oder bestimmte Gefahrenquellen zusammenzufassen (z. B. wenn für mehrere Gefahrenquellen die gleichen Schutzmaßnahmen gelten), um die Anzahl zu reduzieren. Andernfalls wird die Gefährdungsbeurteilung schnell sehr repetitiv, schwer lesbar und aufwendig zu aktualisieren.
Entspricht der Gefahrenquelle …: Hier tragen Sie die exakte Bezeichnung der jeweiligen Gefahrenquelle ein. Die Gefahrenquelle Nr. 1 (oben im Plan) ist diejenige mit der höchsten Risikobewertungszahl und somit die kritischste in Ihrem Unternehmen – für sie sollten Schutzmaßnahmen prioritär umgesetzt werden. Danach folgen die weiteren Gefahrenquellen in absteigender Reihenfolge der Risikobewertungszahl. (In unseren bereits ausgefüllten Dokumenten werden diese Einträge automatisch aus dem Tabellenblatt „Gefährdungsbeurteilung“ übernommen. In dieser kostenlosen Vorlage müssen Sie die Übertragung manuell vornehmen.)
Die vorgesehenen Schutzmaßnahmen zur Reduzierung sind …: Hier übernehmen Sie die Schutzmaßnahmen, die Sie zuvor im Tabellenblatt „Gefährdungsbeurteilung“ festgelegt haben, um die Beschäftigten vor dieser Gefahrenquelle zu schützen (idealerweise nach dem STOP-Prinzip / den Präventionsgrundsätzen, vgl. § 4 ArbSchG). (In unseren bereits ausgefüllten Dokumenten werden diese Maßnahmen automatisch übernommen. In dieser kostenlosen Vorlage müssen Sie die Übertragung manuell vornehmen.)
Diese Maßnahmen sind derzeit …: Das ist ein zentraler Schritt des Maßnahmenplans: Sie bestimmen den aktuellen Umsetzungsstand der Schutzmaßnahmen im Betrieb. Wählen Sie für jede Maßnahme aus, ob sie: vollständig umgesetzt ist (z. B. Gehörschutz wird bereitgestellt und in lauten Bereichen konsequent getragen), teilweise umgesetzt ist (z. B. Gehörschutz wird bereitgestellt, wird aber nicht oder nur gelegentlich getragen), umzusetzen ist (z. B. PSA wurde noch nicht beschafft und/oder verteilt), oder nicht erforderlich ist (z. B. die Situation erfordert diese Maßnahme derzeit nicht, könnte sich aber künftig ändern).
Und werden überprüft/überarbeitet bis …: Das ist der zweite Schritt des Maßnahmenplans: Für Maßnahmen, die umzusetzen oder nur teilweise umgesetzt sind, legen Sie fest, bis wann sie umgesetzt bzw. verstärkt werden sollen. Statt eines exakten Datums empfehlen wir, einen Zeitraum einzutragen (z. B. „innerhalb eines Monats“, „innerhalb eines Quartals“). Dieser Zeitraum ist nicht durch eine spezielle Frist im Gesetz „vorgegeben“ und kann – unabhängig von der Betriebsgröße – praxisnah festgelegt werden. Achten Sie jedoch darauf, keine unrealistisch kurzen Zeiträume zu wählen, die voraussichtlich nicht eingehalten werden. Wir arbeiten in unseren Präventionsplänen häufig mit Halbjahreszeiträumen („im 1. Halbjahr“ / „im 2. Halbjahr“), weil das genügend Spielraum für die Umsetzung lässt und die Nachverfolgung in kleinen Betrieben erleichtert. Grundsätzlich gilt: Maßnahmen sollen geplant, umgesetzt und ihre Wirksamkeit überprüft werden (vgl. § 3 Abs. 1 ArbSchG).
Option: Für Maßnahmen, die Sie aus verschiedenen Gründen nicht im laufenden Jahr umsetzen möchten (z. B. zu hohes Budget, vorübergehend technische Unmöglichkeit), können Sie als Termin auch „Vielleicht nächstes Jahr“ eintragen. Dann wird die Planung dieser Maßnahmen bei der nächsten Aktualisierung Ihrer Gefährdungsbeurteilung erneut aufgegriffen. Die Gefährdungsbeurteilung muss aktuell gehalten werden, insbesondere wenn sich Arbeitsbedingungen ändern oder neue Erkenntnisse vorliegen; außerdem sind die festgelegten Maßnahmen auf Wirksamkeit zu überprüfen (vgl. § 3 Abs. 1 ArbSchG und Dokumentation nach § 6 Abs. 1 ArbSchG).
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