Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung
Verfasst von: Thony Maufay, Ingenieur für Arbeits- und Gesundheitsschutz – Gründer von Einfache Gefährdungsbeurteilung
Letzte Aktualisierung am: 02. Februar 2026
Immer mehr Unternehmerinnen und Unternehmer kennen inzwischen ihre Pflicht, in ihrem Betrieb eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und zu dokumentieren. Dennoch stehen viele beim Start vor der sprichwörtlichen Angst vor dem leeren Blatt – besonders, wenn es an die konkrete Ausarbeitung geht.
Welche Vorlage ist sinnvoll? Wer muss die Gefährdungsbeurteilung erstellen? Was muss sie in Bezug auf Risikobeurteilung und Präventionsmaßnahmen enthalten? Welche Pflichten ergeben sich aus dem deutschen Arbeitsschutzrecht – insbesondere aus dem Arbeitsschutzgesetz sowie aus einschlägigen Verordnungen und dem DGUV-Regelwerk? Diese Fragen stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer, und das völlig zu Recht: Die Anforderungen sind praxisnah, aber ohne klare Struktur wirkt der Einstieg schnell komplex.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Gefährdungen systematisch ermitteln, geeignete Schutzmaßnahmen ableiten und Ihre Gefährdungsbeurteilung so dokumentieren, dass sie im betrieblichen Alltag funktioniert und den rechtlichen Rahmen in Deutschland erfüllt.
Um eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen, empfiehlt es sich zunächst, Arbeitsplätze zu definieren. Anschließend ist es notwendig, alle Gefährdungen zu erfassen, sie von kritisch bis weniger kritisch zu bewerten und daraus eine Liste der Risiken zu erstellen. Das bildet die Grundlage Ihrer Risikobeurteilung.
Auf welcher Vorlage sollte man eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?
Die gesetzlichen Vorschriften zur Gefährdungsbeurteilung verpflichten den Arbeitgeber zwar zur Durchführung und Dokumentation, schreiben aber kein bestimmtes Medium oder Werkzeug für die Erstellung vor (Quelle: BG ETEM). Die Dokumentation kann z. B. in Papierform oder elektronisch erfolgen.
Wichtig ist jedoch: Eine Gefährdungsbeurteilung ist nicht statisch, sondern muss mit Ihrem Betrieb “mitwachsen”. Auch wenn das deutsche Recht keine starre Mindestfrequenz für Aktualisierungen nennt, gilt für den Arbeitgeber ausdrücklich: Er muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen und sie erforderlichenfalls an sich ändernde Gegebenheiten anpassen (vgl. § 3 ArbSchG – Grundpflichten des Arbeitgebers).
Das bedeutet ganz praktisch: Ihre Gefährdungsbeurteilung sollte jederzeit die reale Situation im Unternehmen abbilden. Sobald Sie Arbeitsverfahren (Erstellung/Umgestaltung/Fertigung) ändern, neue Arbeitsmittel einsetzen (Maschinen, Komponenten, Rohstoffe) oder sonstige Veränderungen eintreten, die sich potenziell auf Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten (Mitarbeitende, Auszubildende, Praktikanten) auswirken, ist eine Aktualisierung erforderlich. Das gewählte Format sollte daher leicht fortschreibbar sein.
Aus unserer Erfahrung (8 Jahre Erstellung und Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen für Unternehmen, über 3000 Kunden) empfehlen wir aus mehreren Gründen das Excel-Format:
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Datenhoheit: Mit Excel können Sie Ihre Gefährdungsbeurteilung aus derselben Quelldatei beliebig oft weiterentwickeln – im Gegensatz zu physischen Lösungen (z. B. Papier) und oft auch im Vergleich zu Online-Lösungen. Bei Online-Tools sollten Sie sich u. a. fragen: Ist ein Export außerhalb der Plattform möglich? Wenn ja, in einem bearbeitbaren Format oder nur als nicht editierbares PDF? Und wenn Sie das Abo nicht verlängern: Können Sie Ihre Gefährdungsbeurteilung weiterhin nutzen und aktualisieren – oder müssen Sie von vorn beginnen? Excel ermöglicht außerdem die Integration der für Ihre Bewertungsmethode notwendigen Berechnungsformeln, reduziert manuelle, repetitive Arbeit und minimiert Fehlerquellen.
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Vertraulichkeit: Die Datei kann intern auf Ihren eigenen Systemen gespeichert werden – nicht zwingend auf externen Cloud-Servern Dritter. Damit behalten Sie Kontrolle über Zugriffsrechte, Speicherorte und Datenverarbeitung (ein Punkt, dem in der Praxis oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird).
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Kostenkontrolle: Im Gegensatz zu Online-Diensten mit potentiell wechselnden Abopreisen sind die Kosten bei einer lokalen Lösung planbar – und können sogar null sein, wenn Sie statt Microsoft Excel eine kostenlose Alternative wie FreeOffice verwenden.
Wer muss die Gefährdungsbeurteilung erstellen?
Nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) gilt: „Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.“ Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber ist der Garant für die Gefährdungsbeurteilung im Unternehmen, für die Umsetzung geeigneter Präventionsmaßnahmen und für die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung.
Auch wenn der Arbeitgeber sicherstellen muss, dass diese Aufgabe im Unternehmen tatsächlich und ordnungsgemäß erledigt wird, muss er sie nicht zwingend persönlich durchführen. Der Grund ist relativ einfach: Der Unternehmer verfügt nicht immer über die notwendigen Kenntnisse, um eine Gefährdungsbeurteilung fachgerecht zu erstellen. In der Praxis kann der Arbeitgeber die Gefährdungsbeurteilung an „zuverlässige und fachkundige Personen“ übertragen (vgl. § 13 ArbSchG). In größeren Unternehmen wird die Gefährdungsbeurteilung häufig durch interne Akteure erstellt oder gesteuert, zum Beispiel durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) in Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt. In Unternehmen ohne entsprechendes internes Know-how wird diese Aufgabe meist an spezialisierte externe Dienstleister wie Einfache-Gefährdungsbeurteilung vergeben.
Dieser Bedarf an Fachkunde erklärt sich umso mehr, als das Ziel der Gefährdungsbeurteilung darin besteht, konkrete Präventionsmaßnahmen abzuleiten, um Exposition und Schwere der Risiken für die Beschäftigten zu reduzieren. Sind diese Maßnahmen unwirksam und/oder basiert die Beurteilung auf einer falschen Risikoeinschätzung, bleibt das Ergebnis am Ende wirkungslos – der gesamte Aufwand läuft ins Leere.
Was sollte der Bewertungsteil der Gefährdungsbeurteilung enthalten?
Damit Ihre Gefährdungsbeurteilung relevant ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sollte sie drei wesentliche Elemente enthalten:
Eine Übersicht über alle Gefährdungen und Risikosituationen im Betrieb.
In der Arbeitssicherheit spricht man hier von „Gefährdungen“. Gemeint ist alles, was in Ihrem Unternehmen Gesundheitsschäden oder Unfälle bei Beschäftigten verursachen kann. Manche Gefährdungen sind sofort sichtbar und jedem bekannt (z. B. Schnittgefahren durch Messer im Metzgereibetrieb oder elektrische Gefährdungen im Elektrohandwerk). Andere sind weniger offensichtlich und zeigen ihre Auswirkungen oft erst nach längerer Zeit (z. B. eine langfristige Bleiexposition im Baugewerbe oder wiederholtes Einatmen von Mehlstaub in Bäckereien).
Eine Übersicht über alle möglichen Gesundheitsschäden und Verletzungen, die Ihre Beschäftigten betreffen können.
Das bezeichnet man im Bereich Arbeitssicherheit und Prävention als „Risiken“ – also die möglichen Schäden, die Beschäftigte treffen können, wenn sie einer Gefährdung ausgesetzt sind. Manche Risiken sind sichtbar und allgemein bekannt (z. B. das Risiko, sich mit einem Messer zu schneiden, im Metzgereibetrieb, oder das Risiko eines Stromunfalls im Elektrohandwerk). Andere bleiben lange unbemerkt und zeigen sich oft erst im Laufe der Zeit (z. B. eine Bleivergiftung durch wiederholte Bleiexposition oder chronische Atemwegserkrankungen durch das langfristige Einatmen von Mehlstaub bei Bäckern über das gesamte Berufsleben hinweg).
Diese Zusammenstellung der möglichen Schäden sollte daher sowohl die Realität Ihres Betriebs als auch die typischen Risiken des jeweiligen Berufsbildes widerspiegeln. Dafür ist häufig eine gezielte Informationsrecherche erforderlich – insbesondere, um anerkannte Berufskrankheiten in Ihrem Tätigkeitsbereich zu identifizieren und (sofern verfügbar) einen Überblick über die häufigsten Arbeitsunfälle bzw. deren Verteilung im jeweiligen Branchenkontext zu gewinnen.
Eine Übersicht über alle Präventionsmaßnahmen, mit denen sich Risiken reduzieren lassen.
Das ist der letzte – und zugleich wichtigste – Schritt innerhalb der „Gefährdungsbeurteilung“, bevor Sie in die eigentliche „Maßnahmenplanung/Prävention“ übergehen. Ziel ist es festzulegen, welche konkreten Maßnahmen geeignet sind, den Arbeitsalltag Ihrer Beschäftigten zu verbessern, indem Risiken reduziert werden. Dabei gibt es verschiedene Ansätze, um ein Risiko wirksam zu senken:
Erster Ansatz: die Eintrittshäufigkeit reduzieren.
Ein Beispiel aus der Kfz-Branche: Wenn Handwerkzeuge durch Akkuschrauber ersetzt werden, müssen deutlich weniger repetitive Handgriffe ausgeführt werden – das senkt die Belastung und reduziert das Risiko von Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSE), etwa beim Demontieren von Verkleidungen oder Abdeckungen.
Zweiter Ansatz: die Schwere möglicher Schäden reduzieren.
Ein typisches Beispiel ist die Substitution von besonders gefährlichen Stoffen, etwa der Ersatz von CMR-Stoffen (krebserzeugend, mutagen, reproduktionstoxisch) durch Alternativen, die nicht in diese Kategorie fallen oder die insgesamt ein geringeres Gesundheitsrisiko darstellen.
Was sollte der Präventionsteil der Gefährdungsbeurteilung enthalten?
Um aussagekräftig zu sein und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sollte der Risikopräventions-/Maßnahmenteil Ihrer Gefährdungsbeurteilung die folgenden Elemente enthalten:
Eine Sammlung von Präventionsmaßnahmen zur Reduzierung arbeitsbedingter Risiken.
Dies ist einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Ziel ist es, wirksame Maßnahmen festzulegen, um die zuvor identifizierten Risiken zu reduzieren. Es gibt verschiedene Ansatzpunkte, um ein Risiko zu verringern:
Erste Option: Die Eintrittshäufigkeit (bzw. Wahrscheinlichkeit) reduzieren. Im Kfz-Bereich kann dies zum Beispiel bedeuten, Handwerkzeuge durch Akkuschrauber zu ersetzen, um repetitive Bewegungen zu verringern, die beim Demontieren von Gehäusen bzw. Schutzverkleidungen zu Muskel-Skelett-Beschwerden führen können.
Zweite Option: Die Schadensschwere reduzieren. Das ist beispielsweise der Fall, wenn als krebserzeugend, mutagen oder reproduktionstoxisch (CMR) eingestufte Produkte durch Alternativen ersetzt werden, die nicht in diese Kategorie fallen oder insgesamt ein geringeres Gesundheitsrisiko darstellen.
Ein Zeitplan für die Umsetzung der Präventionsmaßnahmen.
Dabei handelt es sich um eine Planung, in der jeder Maßnahme ein Termin oder – besser – ein Umsetzungszeitraum zugeordnet wird. Bei Einfache-Gefährdungsbeurteilung empfehlen wir eher Umsetzungszeiträume statt eines konkreten Datums, weil insbesondere in kleineren Unternehmen das Tagesgeschäft häufig Vorrang hat und feste Termine nicht immer eingehalten werden können. Ein Zeitraum schafft mehr Flexibilität, zum Beispiel um die Umsetzung in ruhigeren Phasen vorzunehmen.
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