Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung
Verfasst von: Thony Maufay, Ingenieur für Arbeitssicherheit – Gründer von Einfache Gefährdungsbeurteilung.
Letzte Aktualisierung am: 12. Februar 2026.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine Gefährdungsbeurteilung erstellt haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass sie nicht „für immer“ gilt. Da dieses Dokument die tatsächlichen Bedingungen in Ihrem Betrieb sowie die relevanten Aspekte von Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit möglichst genau widerspiegeln muss, ist eine regelmäßige Aktualisierung erforderlich. Dabei stellen sich folgende Fragen:
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Wann muss eine Gefährdungsbeurteilung nach deutschem Recht aktualisiert werden?
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Welche Punkte sind bei der Aktualisierung zwingend zu berücksichtigen?
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Wie führt man die Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung konkret durch?
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Was ist nach der Aktualisierung mit den verschiedenen Versionen zu tun?
Dieser Leitfaden beantwortet diese Fragen unter Berücksichtigung der in Deutschland geltenden Vorschriften – insbesondere des Arbeitsschutzgesetzes sowie des DGUV-Regelwerks.
Alle Gefährdungsbeurteilungen aus unserem Katalog wurden 2026 aktualisiert. Dazu gehören verschiedene Verbesserungen der Vorlage auf Basis von Kundenrückmeldungen sowie die Aktualisierung der Gefährdung durch eine Coronavirus-Ansteckung an die aktuelle gesundheitliche Lage (Post-Pandemie).
Wann muss man seine Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz aktualisieren?
Nach dem ArbSchG gibt es keine verbindliche Mindestfrequenz, in der Ihre Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden muss. Das bedeutet: Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Gefährdungsbeurteilung zum Beispiel alle X Jahre zu überarbeiten.
Das ArbSchG stellt jedoch in § 3 klar:
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Die Schutzmaßnahmen aus der Gefährdungsbeurteilung müssen bei Änderungen der Arbeitsbedingungen angepasst werden.
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Die Wirksamkeit der Maßnahmen zur Prävention beruflicher Risiken muss überprüft werden (z. B. nach einem Arbeitsunfall).
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Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung nach einer Änderung der Arbeitsbedingungen.
Jedes Mal, wenn eine Entscheidung die Bedingungen in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit oder die Arbeitsorganisation verändert, ist es erforderlich, die Gefährdungsbeurteilung zu aktualisieren. Denn jede Anpassung kann neue Risiken oder Gefährdungen mit sich bringen oder bestehende Schutzmaßnahmen überholen bzw. unwirksam machen. Zu den Änderungen, die die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten beeinflussen können, zählen insbesondere:
Änderung von Produktionsprozessen: Jeder Produktionsprozess ist mit Gefährdungen und Risiken verbunden. Daher ist leicht nachvollziehbar, dass jede Prozessänderung auch eine Veränderung der entsprechenden Gefährdungen und Risiken mit sich bringt. Wenn Sie beispielsweise einen zuvor manuellen Teil Ihres Produktionsablaufs durch einen mechanisierten Prozess ersetzen, ändern sich die Arbeitsbedingungen. In den meisten Fällen führt dies insbesondere zu einer Verringerung der Gefährdung durch manuelle Handhabung von Lasten und durch repetitive Bewegungen – und damit auch zu einer Reduktion der damit verbundenen Risiken, etwa verschiedener Muskel-Skelett-Erkrankungen. All diese Veränderungen müssen in die Aktualisierung Ihrer Gefährdungsbeurteilung aufgenommen werden.
Änderung Ihrer Arbeitsmittel und Maschinen: Wenn Sie Ihren Maschinen- und Werkzeugbestand verändern, können sich die Gefährdungen und Risiken im Zusammenhang mit deren Nutzung ebenfalls verändern. Ein Beispiel aus der Grünflächenpflege: Der Austausch einer benzinbetriebenen Maschine gegen eine elektrische Maschine führt in den meisten Fällen zu einer deutlichen Verringerung der Lärmbelastung. Dadurch werden auch die damit verbundenen arbeitsbedingten Risiken – etwa mentale Ermüdung, aber auch das Risiko einer teilweisen bzw. langfristig vollständigen Schwerhörigkeit – erheblich reduziert. Hinzu kommt eine Verringerung der Gefährdungen durch den Umgang mit kohlenwasserstoffhaltigen Produkten wie Ölen, Kraftstoffen usw. All diese positiven Veränderungen sollten in Ihrer Gefährdungsbeurteilung und bei der Aktualisierung dokumentiert werden.
Änderung der verwendeten Rohstoffe: Die jüngere Geschichte zeigt, dass bestimmte Rohstoffe – in nahezu allen Branchen – langfristig ein besonders hohes Risiko darstellen können. Im Baugewerbe wurden beispielsweise Bleifarben oder asbesthaltige Faserzementplatten über viele Jahrzehnte eingesetzt, bevor sie schließlich verboten wurden. Auch wenn dieses Beispiel heute weit zurückliegt, gibt es nach wie vor zahlreiche Arbeitsschutzprobleme im Zusammenhang mit Rohstoffen, die weiterhin verwendet werden, weil sie sich nur schwer ersetzen lassen. So sind viele lösemittelhaltige Farben krebserzeugend, mutagen oder reproduktionstoxisch (CMR). Wenn Sie diese durch wasserbasierte Farben ersetzen, können Sie die langfristigen chemischen Risiken deutlich reduzieren – ein guter Grund, Ihre Gefährdungsbeurteilung zu aktualisieren.
Änderung Ihrer Arbeitsorganisation: Daran denken Unternehmen oft zu selten, dabei ist es ein wichtiger Punkt für die Gefährdungsbeurteilung. Die Art, wie Arbeit organisiert wird, beeinflusst die beruflichen Risiken in jedem Betrieb maßgeblich – insbesondere im Hinblick auf psychosoziale Risiken. So gilt es inzwischen als wahrscheinlich, dass Nachtarbeit nicht nur Auswirkungen auf die psychische Gesundheit hat, sondern auch mit Beeinträchtigungen der kognitiven Leistungsfähigkeit, Gewichtszunahme und Adipositas, Typ-2-Diabetes sowie koronaren Herzerkrankungen in Zusammenhang steht. Allerdings sind nicht nur so drastische Änderungen wie der Wechsel von Tag- zu Nachtarbeit relevant. In der jüngeren Vergangenheit hat die massive Einführung von Homeoffice während der Coronavirus-Pandemie zur Isolation von Beschäftigten beigetragen und psychosoziale Risiken im Unternehmen erhöht (z. B. Schlafstörungen, Angst). Es ist daher wichtig, über die neuen Gefährdungen nachzudenken, die eine Änderung der Arbeitsorganisation verursachen kann, und die Gefährdungsbeurteilung entsprechend zu aktualisieren.
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Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung nach einem Arbeitsunfall.
Wie wir zuvor gesehen haben, erinnert das Arbeitsschutzgesetz in § 3 daran, dass die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen regelmäßig überprüft werden muss. Wenn es jedoch einen Auslöser gibt, der diese Überprüfung praktisch immer erforderlich macht, dann ist es das Eintreten eines Arbeitsunfalls im Unternehmen. Denn ein Arbeitsunfall geschieht meist, weil die Präventionsmaßnahmen entweder unangemessen waren oder nicht umgesetzt wurden. In selteneren Fällen kann er auch darauf zurückzuführen sein, dass die betreffenden Gefährdungen nicht erfasst und/oder die Risiken nicht korrekt bewertet wurden. In jedem Fall sollten solche Ereignisse Unternehmen dazu veranlassen, ihre Gefährdungsbeurteilung zu aktualisieren, um zu verhindern, dass ein ähnlicher Unfall erneut passiert. Mit diesem Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung entsteht ein positiver Kreislauf, der langfristig sichere und gesunde Arbeitsbedingungen für alle Beschäftigten im Unternehmen gewährleistet.
Wie aktualisiert man eine Gefährdungsbeurteilung?
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Prüfen Sie, ob Ihre Arbeitsplätze weiterhin gültig sind.
Zur Erinnerung: Ein Arbeitsplatz ist eine Zusammenfassung mehrerer Tätigkeiten / Berufe / Arbeitspositionen im Unternehmen, bei denen Beschäftigte ähnlichen Gefährdungen und Risiken ausgesetzt sind. In den meisten Unternehmen gibt es mehrere Aktivitäten (z. B. unterschiedliche Berufe oder verschiedene Tätigkeiten, die von unterschiedlichen Personen ausgeführt werden). Deshalb ist es notwendig, Gefährdungen und Risiken auf verschiedene Arbeitsplätze zu verteilen (vgl. § 5 ArbSchG). Wenn Ihre Arbeitsplätze bei Ihrer letzten Gefährdungsbeurteilung sinnvoll waren, sind sie es heute möglicherweise nicht mehr. Da die Gefährdungen und Risiken in der Gefährdungsbeurteilung nach Arbeitsplätzen gegliedert sind, ist es entscheidend, diesen Punkt als Erstes zu prüfen.
In den meisten Fällen ist es erforderlich, die zuvor festgelegten Arbeitsplätze anzupassen, wenn ein Unternehmen sein Leistungsspektrum erweitert und eine neue Tätigkeit aufnimmt oder wenn neue Berufsprofile im Team hinzukommen.
In den einfachsten Fällen reicht es aus, neue Arbeitsplätze hinzuzufügen, um die Risiken der neuen Tätigkeiten oder Berufsprofile abzudecken; die bereits definierten Arbeitsplätze müssen dann nicht zwingend verändert werden. In manchen Fällen kann es jedoch – wie wir in unseren 8 Jahren Erfahrung gesehen haben – vorteilhafter oder sogar notwendig sein, die Arbeitsplätze komplett neu zu strukturieren. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn sich zeigt, dass ein Großteil der Gefährdungen, Risiken und Schutzmaßnahmen eines neuen Arbeitsplatzes redundant zu einem bereits bestehenden Arbeitsplatz ist. Das deutet häufig darauf hin, dass die bisherige Einteilung der Arbeitsplätze nicht mehr passend ist. Um zu vermeiden, dass die Gefährdungsbeurteilung durch zahlreiche Wiederholungen unnötig umfangreich und schwer lesbar wird – und künftig auch sehr aufwendig zu aktualisieren ist –, ist es in solchen Fällen besser, eine neue Einteilung der Arbeitsplätze festzulegen.
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Prüfen Sie, ob Ihre Liste der verschiedenen Gefährdungen weiterhin vollständig ist.
Nachdem Sie Ihre Arbeitsplätze überprüft haben, müssen Sie als Nächstes die Gefährdungen prüfen, die Sie in Ihrer Gefährdungsbeurteilung aufgeführt hatten. Wenn Ihr Unternehmen sein Tätigkeitsspektrum nicht erweitert hat (z. B. durch den Einstieg in einen neuen Geschäftsbereich), wenn keine neuen Berufsbilder im Team hinzugekommen sind und wenn sich die Arbeitsorganisation nicht verändert hat, ist es möglich, dass Ihre aktuelle Liste der Gefährdungen weiterhin vollständig ist.
Falls dies nicht der Fall ist, ist es sicher, dass Sie neue Gefährdungen in die Gefährdungsbeurteilung aufnehmen müssen.
Dies ist außerdem der richtige Zeitpunkt, um die Arbeitsunfälle zu betrachten, die in Ihrem Unternehmen im laufenden Jahr aufgetreten sind. Achten Sie darauf, dass jeder Arbeitsunfall einem in Ihrer Gefährdungsbeurteilung aufgeführten Gefährdungsfaktor zugeordnet werden kann und dass dazu auch geeignete Präventions- bzw. Schutzmaßnahmen dokumentiert sind.
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Aktualisieren Sie die Liste Ihrer verschiedenen beruflichen Risiken.
Nachdem Sie sichergestellt haben, dass Ihre Liste potenzieller Gefahren umfassend ist, müssen Sie die entsprechenden Gesundheits- und Sicherheitsrisiken überprüfen. Die Liste der Risiken, derer sich die meisten Arbeitgeber bewusst sind, stellt oft nur die Spitze des Eisbergs dar. Wenn Sie eine ernsthafte Risikobeurteilung durchführen möchten, müssen Sie Recherchen anstellen. Dies ist heute umso kritischer, als dank neuer wissenschaftlicher Studien ständig neue Risiken entdeckt werden (z.B. wird eine Chemikalie, die zuvor nicht als gefährlich betrachtet wurde, als krebserregend für Menschen befunden).
Wir empfehlen daher, bibliographische Recherchen durchzuführen, um die Gesundheits- und Sicherheitsrisiken zu verstehen, die mit jeder der aufgelisteten Gefahren verbunden sind. Hierfür können Ihnen insbesondere DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung), BG BAU, weitere Berufsgenossenschaften sowie die BAuA (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin) helfen.
Zuletzt, wenn Sie im Laufe des Jahres Arbeitsunfälle in Ihrem Unternehmen hatten, insbesondere Unfälle, die zu Arbeitsunterbrechungen führten, stellen Sie sicher, dass die Ursache dieser Unterbrechungen tatsächlich in Ihrer Liste der Gesundheits- und Sicherheitsrisiken enthalten ist.
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Überprüfen Sie Ihre Maßnahmen zur Prävention beruflicher Risiken.
An diesem Punkt sollten Sie die Aktualisierung Ihrer Gefährdungen und der damit verbundenen Risiken abgeschlossen haben. Jetzt ist es Zeit, sich den Schutzmaßnahmen zu widmen, mit denen Sie sich vor jeder Gefährdung wirksam schützen können.
Der erste Schritt besteht darin, die Schutzmaßnahmen zu prüfen, die Sie zuvor in Ihrer Gefährdungsbeurteilung festgelegt haben, und zu kontrollieren, ob diese noch relevant und vollständig sind. Ist das nicht der Fall, müssen Sie Ihre Schutzmaßnahmen anpassen – also einige streichen, ändern oder ergänzen.
Das ist besonders wichtig, wenn es seit der letzten Version Ihrer Gefährdungsbeurteilung einen oder mehrere Arbeitsunfälle in Ihrem Unternehmen gab. Stellen Sie sicher, dass die Schutzmaßnahmen, die diesen Unfall bzw. diese Unfälle hätten verhindern können, im Dokument klar benannt sind. Wenn Ihre Gefährdungsbeurteilung – wie die Vorlagen, die wir erstellen und zum Download anbieten – einen Maßnahmenplan mit Umsetzungsfristen enthält, können Sie dort auch einen Termin für die Umsetzung oder die Verstärkung dieser Maßnahme festlegen.
Wir erinnern daran, dass die Reihenfolge, in der Schutzmaßnahmen umzusetzen sind, nicht zufällig ist. Sie ist in § 4 ArbSchG definiert:
Der Arbeitgeber hat bei Maßnahmen des Arbeitsschutzes von folgenden allgemeinen Grundsätzen auszugehen:
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Die Arbeit ist so zu gestalten, daß eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und die psychische Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird;
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Gefahren sind an ihrer Quelle zu bekämpfen;
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bei den Maßnahmen sind der Stand von Technik, Arbeitsmedizin und Hygiene sowie sonstige gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zu berücksichtigen;
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Maßnahmen sind mit dem Ziel zu planen, Technik, Arbeitsorganisation, sonstige Arbeitsbedingungen, soziale Beziehungen und Einfluß der Umwelt auf den Arbeitsplatz sachgerecht zu verknüpfen;
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individuelle Schutzmaßnahmen sind nachrangig zu anderen Maßnahmen;
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spezielle Gefahren für besonders schutzbedürftige Beschäftigtengruppen sind zu berücksichtigen;
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den Beschäftigten sind geeignete Anweisungen zu erteilen;
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mittelbar oder unmittelbar geschlechtsspezifisch wirkende Regelungen sind nur zulässig, wenn dies aus biologischen Gründen zwingend geboten ist.
Vereinfacht gesagt, ergibt sich daraus folgende Vorgehensweise:
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Eine Lösung finden, um das Risiko dauerhaft zu beseitigen.
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Wenn das nicht möglich ist: das Risiko durch kollektive Schutzmaßnahmen reduzieren (z. B. ein Geländer an einer Zwischenebene, das alle vor Absturz schützt).
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Ergänzend dazu, falls erforderlich: individuelle Schutzmaßnahmen vorsehen (z. B. Gehörschutz für Beschäftigte, die mit lauten Maschinen arbeiten, die sich nicht ausreichend abschirmen lassen).
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Zusätzlich zu diesen Maßnahmen: Risiken durch Information und Organisation weiter reduzieren (z. B. Sensibilisierung, Unterweisungen/Schulungen zur Gerätenutzung, Sicherheitsregeln im Betrieb aushängen, gelegentliche Sicherheitsbesprechungen, um bei festgestellten Abweichungen die Regeln in Erinnerung zu rufen).
Diesen vierstufigen Ansatz setzen wir seit 8 Jahren erfolgreich ein. Er hat bereits mehr als 3.000 unserer Kundenunternehmen dabei unterstützt, Risiken wirksam zu beherrschen – mit dem wichtigsten Ergebnis: weniger Arbeitsunfälle.
Nach der Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung, was sollte mit den verschiedenen Versionen geschehen?
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Archivierung aller Versionen Ihrer Gefährdungsbeurteilung
Auch wenn das Arbeitsschutzgesetz keine gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist für die verschiedenen Versionen der Gefährdungsbeurteilung festlegt, ist es aus mehreren Gründen wesentlich, eine Historie der unterschiedlichen Versionen Ihrer Gefährdungsbeurteilung aufzubewahren:
Erstens, aufgrund gesetzlicher Anforderungen: Im Paragraph 6 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) wird angegeben, dass "Der Arbeitgeber muss über die je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind".
Zweitens, um die individuelle Exposition der Mitarbeiter zurückverfolgen zu können: Die Aufbewahrung aufeinanderfolgender Gefährdungsbeurteilungen kann es Mitarbeitern, die an Berufskrankheiten leiden, ermöglichen, ihr Recht auf Entschädigung geltend zu machen, indem sie Ursache-Wirkung-Zusammenhänge zwischen ihrer aktuellen Erkrankung und den Risiken, denen sie in der Vergangenheit ausgesetzt waren, herstellen.
Auch wenn einige Unternehmen vielleicht glauben, kein Interesse daran zu haben, die Herstellung eines Ursache-Wirkung-Zusammenhangs zwischen den Berufskrankheiten ihrer Mitarbeiter und den Arbeitsbedingungen innerhalb ihrer Struktur zu erleichtern, möchten wir sie daran erinnern, dass eine fehlende oder lückenhafte Dokumentation der Exposition der Mitarbeiter gegenüber Risiken sich als äußerst kontraproduktiv erweisen kann – insbesondere im Falle einer Prüfung, eines Ermittlungsverfahrens oder einer gerichtlichen Auseinandersetzung.
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Welches Speichermedium sollte ich verwenden, um die verschiedenen Versionen meiner Gefährdungsbeurteilung aufzubewahren?
Wenn Sie sich für nur eine Methode der Speicherung für die verschiedenen Versionen Ihrer Gefährdungsbeurteilung entscheiden müssten, würden wir die digitale Speicherung empfehlen. Obwohl Sie sicherlich auch im Papierformat archivieren können, glauben wir, dass dies am besten durch digitale Speicherung ergänzt wird.
Tatsächlich ermöglicht die digitale Speicherung eine einfache und oft kostenlose Speicherung an mehreren Orten (z.B. lokale Speicherung auf einem Firmencomputer oder -server, Cloud-Speicherung über Online-Dienste usw.). Diese Bequemlichkeit wird von jedem typischen E-Mail-Dienst wie WEB.DE oder GMX angeboten, die auch kostenlose Online-Speicherlösungen von mehreren GB bieten, mehr als genug, um alle Ihre wichtigsten Firmendokumente zu speichern.
Die Speicherung sowohl lokal als auch in der Cloud stellt sicher, dass Sie eine Vielzahl von Situationen bewältigen können und immer eine Möglichkeit haben, Ihre Dokumente abzurufen, sei es bei einem Problem mit Ihrer IT-Infrastruktur oder mit den Servern Ihres Hosting-Anbieters. Darüber hinaus können digitale Dokumente verschlüsselt werden, falls Sie hohe IT-Sicherheitsanforderungen haben, was bei physischen Papierdokumenten nicht möglich ist.
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